Pomiń polecenia Wstążki
Przeskocz do głównej zawartości
Przeskocz do głównego menu
Logowanie
 

 1. Jak stworzyć nową koszulkę?

 

 Nową koszulkę tworzymy:

  1. klikając ikonę zlokalizowaną na stronie głównej systemu EZD [Nowa koszulka]
     
    lub klikając na ikonę 
    nowa koszulka.png 
     
     dostępną po wybraniu w menu Foldery
    foldery.png 
     
     poszczególnych pozycji ("Nowe" lub "W realizacji" lub "przekazane" itp.).
  2. wypełniając pole "Tytuł/nazwa" w okienku

  3. potwierdzając przyciskiem [Dodaj]
    Tytuł/nazwa powinna być nadana intuicyjnie i określać zawartość tworzonej koszulki

    UWAGA!
    Nie wolno stosować skrótów (np. "dot.", "spr.") w nazwach koszulek, dokumentów oraz innych polach z metadanymi. System blokuje także możliwość nadawania jednowyrazowych nazw koszulkom i pismom np. "pismo".
    W systemie EZD dopuszcza się stosowanie skrótów komórek organizacyjnych w UPRP i ewentualnie innych powszechnie używanych skrótów.
    System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: "Identyfikator koszulki".
 

 2. Jak rozpoznać czy uzupełniliśmy metadane?

 

​Dla dokumentów, dla których nie uzupełniono metadanych ikonka "słoneczka" pozostaje szara.
brak metadanych.png
W celu uzupełnienia metadanych należy kliknąć ikonkę, wypełnić metadanymi i zatwierdzić klikając przycizk [Zapisz].
Po zapisaniu metadanych słoneczko w ikonce zmieni kolor na żółty.
metadane.png

 

 3. Różnice między "przekaż", "udostępnij", "zwróć".

 

Przycisk [Przekaż] służy do przekazywania pełnych akt sprawy- do dekretacji, akceptacji, podpisu. Przekazując sprawę do innej osoby oddaję się jej całość akt sprawy w EZD oraz uprawnienia do jej dalszego prowadzenia.

Przycisk [Zwróć] służy do przekazania pełnych akt sprawy do osoby, od której je otrzymaliśmy.

Przycisk [Udostępnij] służy do udostępnienia wybranych pism stanowiących akta sprawy innym pracownikom, Jednocześnie prawo do dalszego prowadzenia sprawy pozostaje u osoby udostępniającej.

 

 4. ilu osobom można przekazać koszulkę/ sprawę?

 

Sprawę możemy przekazać (do realizacji) tylko jednej osobie. Pozostałym osobom możemy udostępnić sprawę do wiadomości lub do edycji- z prośbą o przygotowanie np. wkładu własnego. Można to zrobić następująco:

  • w dwóch krokach, tzn. najpierw udostępnić określonym pracownikom, potem przekazać pracownikowi, który ma sprawę prowadzić (nie można tego zrobić w odwrotnej kolejności)
  • w jednym kroku (patrz pytanie nr 7.)

Pamiętaj! Udostępniając sprawę zachowujesz pełną kontrolę nad dokumentacją, przekazując sprawę do innej osoby oddajesz jej całości akt sprawy zgromadzonych w EZD oraz uprawnienia do jej dalszego prowadzenia.

 

 5. jak przekazać koszulkę/ sprawę?

 
​W celu przekazania koszulki/sprawy do innego pracownika SGH:
  1. klikamy na przycisk
    przekaz.png
    Pamiętaj! Przekazując sprawę do innej osoby oddajesz jej całość akt sprawy oraz uprawnienia do jej dalszego prowadzenia.
  2. wskazujemy jedną osobę, której przekazujemy wszystkie dokumenty znajdujące sie w koszulce/sprawie.
    przekaz1.png
  3. w polu "uwagi" należy wprowadzić informację dotyczące realizacji na przykład:
    do dekretac ji.png
  4. całość operacji zatwierdzamy przyciskiem:
    przekaz dalej.png

 

 6. jak udostępnić akta sprawy?

 
  1. ​Klikamy na przycisk [Udostępnij].
    udostepnij.png
  2. Wskazujemy osobę lub osoby, którym udostępniamy dokumenty do wiadomości lub z prośbą o przygotowanie wkładu.
    udostepnienie1.png
  3. Następnie w sekcji "Załączniki" musimy wskazać, które spośród zamieszczonych w aktach sprawy dokumentów (z uzupełnionymi metadanymi- "żółte słoneczka"), chcemy udostępnić wybranym pracownikom orac w jakim trybie (do odczytu/ do edycji).
    UWAGA! Na liście załączników nie będą wyświetlać się pliki, dla których nie uzupełniono metadanych.
    przekazywanie załączników.png
    Tryb do odczytu pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnianego dokumentu bez możliwości wprowadzenia zmian. Dokumentu nie można usunąć, wyedytować, zaktualizować, zaznaczyć w nim monitu, jak również wypełnić metadanych.
  4. W polu "uwagi" należy wprowadzić informację dot. realizacji. Na przykład:
    dodatkowe info.png
  5. Całość operacji zatwierdzamy przyciskiem [Udostępnij] zlokalizowanym w prawym rogu wyświetlanego formularza.

    Pracownik prowadzący sprawę, udostępniając dokumenty innym pracownikom, ma w widoku obiegu dokumentów podgląd statusu prac nad udostępnionym dokumentem. Status prac jest reprezentowany za pomocą trzech kolorowym kropek.​

    Czerwona kropka przy nazwisku informuje, że osoba, która otrzymała dokument nie otworzyła jeszcze koszulki z udostępnionymi dokumentami;
    Pomarańczowa kropka przy nazwisku informuje, że osoba, która otrzymała dokument otworzyła koszulkę z udostępnionymi dokumentami i jest w trakcie prac nad dokumentami lub w dalszym ciągu zapoznaje się z jej zawartością;
    Zielona kropka przy nazwisku informuje, że osoba, która otrzymała dokument zakończyła prace nad dokumentem.
 

 7. jak przekazać sprawę do jednej osoby, jednocześnie udostępniając pozostałym?

 
  1. Klikamy na przycisk

  2. Wskazujemy osobę, której przekazujemy sprawę do realizacji (jedną osobę).

  3. Wciskamy na klawiaturze przycisk [Ctrl], a następnie wybieramy osoby, którym udostępniamy sprawę do wiadomości lub z prośbą o przygotowanie wkładu.

    UWAGA! Osoba (jedna), której przekazujemy sprawę pozostaja nieoznaczona tzw. "ptaszkiem"

  4. Następnie w sekcji "Załączniki" musimy wskazać, które spośród zamieszczonych w aktach sprawy dokumentów (z uzupełnionymi metadanymi- "żółte słoneczka"), chcemy udostęnić wybranym pracownikom oraz w jakim trybie (do odczytu lub do edycji).
    UWAGA! Na liście załączników nie będą wyświetlać się pliki, dla których nie uzupełniono metadanych.

  5. W polu "Uwagi" należy wprowadzić informację dot. realizacji. Na przykład:

  6. Całość operacji zatwierdzamy przyciskiem [Przekaż].
 

 8. co zrobić gdy udostępniliśmy sprawę omyłkowo nie tej osobie?

 
  1. Otwieramy spawę, którą omyłkowo udostępniliśmy nie tej osobie.
  2. Przewijamy kartę sprawy do sekcji "Obieg dokumentów".
  3. Klikamy na kropkę obok nazwiska osoby, której omyłkowo udostępniliśmy sprawę.
    udostepnienie.png
  4. Operację cofnięcia "udostępnienia" zatwierdzamy przyciskiem [OK] zlokalizowanym poniżej wyświetlonego komunikatu " Czy na pewno cofnąć udostępnienie? Spowoduje to usunięcie wszystkich informacji u odbiorcy pisma!".
    zgoda na cofniecie uzupelnienia.png
 

 9. co zrobić gdy przekazaliśmy sprawę omyłkowo nie tej osobie?

 
  1. ​Jeśli sprawa nie została jeszcze odebrana przez odbiorcę, należy wejść do swojego folderu 
    przekazane.png
     i wybrać odpowiednią sprawę.
  2. Następnie należy kliknąc przycisk
    zwroc.png
  3. Całość operacji należy zatwierdzić szarym przyciskiem [Zwróć] zlokalizowanym w prawym dolnym rogu.
    UWAGA! Jeśli pracownik, do którego omyłkowo przekazaliśmy sprawę już ją otworzył- należy się z nim skontaktować i poprosić o zwrot sprawy.

 

 10. jak założyć sprawę?

 
  1. ​W systemie EZD muszą być zarejestrowane wszystkie sprawy, niezależnie od tego, czy należą do klas JRWA prowadzonych w sposób tradycyjny, czy elektroniczny.
  2. W celu założenia i zarejestrowania sprawy należy kliknąć przycisk
    zaloz sprawe.png
  3. Wyświetlone zostanie okno "Zakładanie sprawy", w którym należy uzupełnić polna stanowiące znak tworzonej sprawy:
    • ​​wpisując ręcznie właściwy symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) lub
    • wybierając go ze znajdującego się w systemie wykazu- jednolitego rzeczowego wykazu akt dostępnego po użyciu ikonki
      ikonka jrwa.png
      jrwa.png
    ​​UWAGA!
    • Sprawy można założyć jedynie w końcowych klasach JRWA.
    • Klasy, które prowadzone są elektronicznie, oznaczone są zieloną ikonką np.
      elektroniczne.png
      natomiast klasy, w któych sprawy prowadzi się tradycyjnie (papierowo), oznaczone są czerwoną ikonką np. 
      nieelektronicznie.png
    • Pozostałe dane identyfikujące sprawę pojawią się automatycznie.
    Po ustawieniu kursora w polu "LP" pojawi się pierwszy wolny numer danego spisu spraw w danej jednostce. UWAGA! System nie pozwoli na założenie sprawy z numerem lp. niższym, niż ostatni, nawet w przypadku, gdy któryś z wcześniejszych numerów pozostał niewykorzystany. ​​​
  1. W przypadku klas, dla których wskazano dwie kategorie archiwalne, należy dokonać wyboru właściwej kategorii archiwalnej (podpowiedzi dotyczące wyboru właściwej kategorii dostępne są po najechaniu na przycisk "?").
  2. Zatwierdzenia czynności należy dokonać poprzez kliknięcie przycisku
    sprawa.png

    UWAGA! System nie pozwoli na założenie:
    • ​sprawy, w klasie JRWA prowadzonej elektronicznie, jeżli wpływający do punktu kancelaryjnego dokument papierowy nie został przekazany i zarejestrowany w składzie chronologicznym;
    • sprawy, w klasie JRWA prowadzonej nieelektronicznie (tradycyjnie/papierowo), jeżli wpływający do punktu kancelaryjnego dokument papierowy znajduje się w składzie chronologicznym'
​​
 

 11. jak powiązać koszulkę z prowadzoną sprawą?

 
  1. ​W przypadku wpływu dokumentu dotyczącego sprawy już wszczętej, prowadzący sprawę powinien powiązać zarejestrowaną koszulkę zprowadzoną sprawą poprzez użycie przycisku

    zlokalizowanego w menu poziomym dostępnym w sekcji "Akta":


  2. W celu wyszukania właściwej sprawy, do której chcemy dowiązać koszulkę należy:
    po kliknięciu na przycisk

    w wyświetlonym oknie dialogowym wskazać rocznik, nr teczki RWA (kategorię JRWA) i wybrać właściwy wydział;
    następnie kliknąć na właściwą sprawę, do której zostanie dołączona koszulka.

    Powiązana koszulka zostanie automatycznie zakończona, a podgląd powiązanych dokumentów widoczny będzie po kliknięciu + przy nazwie powiązanej koszulki.

    Zarówno w aktach powiązanej koszulki, jak i aktach sprawy pojawiają się odnośniki (nazwa koszulki/sprawy) umożliwiające przejście pomiędzy nimi. W tym celu należy kliknąć na nazwę znajdującą się obok ikonki

    UWAGA! System nie pozwoli na powiązanie koszulki ze sprawą:
    • ​​założoną w klasie JRWA prowadzonej elektronicznie, jeśli w koszulce znajduje się wpływający do punktu kancelaryjnego dokument papierowy, który nie został przekazany i zarejestrowany w składzie chronologicznym;
    • założoną w klasie JRWA prowadzonej nieelektronicznie, jeśli w koszulce znajduje się wpływający do punktu kancelaryjnego dokument papierowy, który znajduje się w składzie chronologicznym.
 

 12. jak wznowić sprawę?

 
  1. ​Aby wznowić koszulkę/sprawę należy użyć przycisku

    zlokalizowanego na karcie zakończonej koszulki/ sprawy.
  2. Po wznowieniu sprawy możliwe jest dokonywanie wszelkich czynności związanych z jej kontynuacją.
    Informacja o zakończeniu i wznowieniu sprawy zostanie odnotowana zarówno w historii, jak i w metryce.